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基本のしくみ

目次​

概要​

ナレナビには「AIチャット」「AIエージェント」「データベース」「ワークスペース」「ドキュメントテンプレート」という主要な機能があります。このページでは、それぞれが何をするもので、どのように組み合わさっているかを、はじめての方向けにやさしく説明します。細かい操作手順は各章を参照してください。

このページの読みどころ

特に「一時的な添付とデータベースの使い分け」と「AIエージェントとデータベースの関係」は、ナレナビを使いこなすうえで最初に理解しておくと迷わなくなるポイントです。

全体像​

まずは全体の関係を1枚の図で押さえましょう。

  あなた
    │  質問・依頼
    ▼
┌──────────────┐   すぐ使える汎用の対話。
│   AIチャット  │   ファイルを「その場で添付」して聞けます。
└──────┬───────┘
       │  目的に特化させると…
       ▼
┌──────────────┐   役割・口調・知識を設定した専門AI。
│ AIエージェント│   作成すると「専用のデータベース」が1つ付いてきます。
└──────┬───────┘
       │  参照（社内資料をもとに回答）
       ▼
┌──────────────────────────┐        ┌──────────────┐
│   データベース（ナレッジ）  │◀───────│ ワークスペース │
│   ファイル・ナレッジを蓄積し │  参照   │（チャットを   │
│   AIが検索して回答に使います │        │  まとめる箱） │
└──────────────────────────┘        └──────────────┘

  ┌──────────────────────────┐
  │  ドキュメントテンプレート   │  帳票や資料の「ひな形」。
  │  チャットから値を流し込んで │  見積書・請求書・スライドなどを生成します。
  └──────────────────────────┘

ポイントは次の3つです。

  • AIチャットがすべての入口です。汎用の相談から始められます。
  • AIエージェントとワークスペースは、データベース（社内資料の置き場）を参照して、社内の情報にもとづいた回答を返せます。
  • ドキュメントテンプレートは、チャットから帳票・資料を生成するためのひな形です。

5つの主要機能​

AIチャット — まずはここから​

特別な準備なしにAIと対話できる、いちばん基本の機能です。質問するだけでなく、ファイルをその場で添付して「この資料を要約して」と頼むこともできます。詳しくはAIチャットを参照してください。

AIエージェント — 目的に特化したAI​

「社内HR担当」「営業提案アシスタント」のように、役割・口調・参照する資料をあらかじめ設定したAIです。毎回同じ指示を書かなくても、目的に沿った回答が得られます。作成すると、そのエージェント専用のデータベースが1つ自動で用意されます。詳しくはAIエージェントを参照してください。

データベース — ナレッジの置き場​

ファイルやナレッジを取り込んで蓄積し、AIが検索できるようにしておく場所です。取り込んだ資料は残り続け、何度でも参照されます。AIは質問に関連する箇所を自動で探し出して回答に使います（この仕組みを RAG と呼びます）。詳しくはデータベースを参照してください。

ワークスペース — チャットとナレッジをまとめる箱​

プロジェクトやテーマごとに、関連するチャットをまとめて整理する機能です。ワークスペースにもデータベースを接続でき、メモリ（AIに覚えさせたい情報）やカスタム指示も設定できます。詳しくはワークスペースを参照してください。

ドキュメントテンプレート — 帳票・資料を作る​

見積書・請求書・検査成績書などの帳票や、スライドの「ひな形」を用意しておき、チャットから値を流し込んでドキュメントを生成する機能です。詳しくはドキュメントテンプレートを参照してください。

「一時的な添付」と「データベース」の使い分け​

AIに資料を渡す方法は大きく2通りあります。この違いを理解すると、「そのとき限りでいいのか」「繰り返し使うのか」で迷わなくなります。

一時的な添付データベース（RAG）
たとえるならその場で手渡す資料いつでも参照できる書棚
使う場面この会話でだけ使いたい何度も繰り返し参照したい
保持その会話（セッション）限り。新しいチャットを始めると消えます蓄積されて残ります
渡し方AIに直接そのまま渡します取り込んで索引化し、関連箇所を検索して渡します
向いている資料1回きりの資料・少数のファイル社内規程・マニュアルなど繰り返し使う資料
目安1会話あたり20件まで・1ファイル1GBまで上限なく蓄積可能
添付をデータベースに残したくなったら

その場で添付したファイルは、あとから「データベースに追加」で常設の資料に格上げできます。「この資料、今後も使いそう」と思ったときに便利です。

AIエージェントとデータベースの関係​

ここはナレナビでいちばん質問が多いポイントです。次の3つを押さえてください。

1. エージェントには専用のデータベースが1つ付いてきます

AIエージェントを作成すると、そのエージェント専用のデータベースが自動で1つ用意されます。専用データベースはそのエージェントと常に一緒に使われるため、接続を解除することはできません（削除したいファイルは、データベースの中から個別に削除します）。

2. 既存のデータベースを、いくつでも追加で接続できます

専用データベースに加えて、別途作成した共有データベースを何個でも接続できます。接続中のすべてのデータベースが、そのエージェントのチャットで検索対象になります。設定はAIエージェント設定 - データベースで行います。

3. データベースのアクセス権は「接続先のエージェント」に従います

データベースそのものには公開範囲を切り替えるスイッチがありません。「そのデータベースを使うエージェントを、誰に共有したか」でアクセスできる人が決まります。

   組織のメンバーに社内資料を使わせたいとき

   データベース（単体では鍵の設定なし）
        │ 接続
        ▼
   AIエージェント ──▶ このエージェントを「組織に共有」する
        │
        ▼
   共有されたメンバーが、エージェント経由でデータベースを参照できる

したがって、あるデータベースを組織のみんなに使わせたい場合は、そのデータベースを接続したエージェントを組織に共有します。どのエージェントがそのデータベースを使っているかは、データベース詳細ページの「使用中のエージェント」で確認できます。

覚えておきたい一言

「データベースは書棚。鍵は書棚ではなく、書棚を使うエージェント（部屋）側に付いている」とイメージすると分かりやすいです。

チャット中に「今どの情報を見ているか」（ソースパネル）​

AIエージェントとチャットすると、画面の右側にソースパネルが表示され、「今この会話がどのデータベースを参照しているか」を確認・調整できます（通常のAIチャットでは、入力欄の「ツール」（＋）メニューから「データベース」を選ぶと開けます）。

各データベースには、どこで接続されたかを示す出所バッジが付きます。

出所バッジ意味
エージェントに設定エージェントの設定で接続された、常設のデータベース
ワークスペースに設定ワークスペースの設定で接続された、常設のデータベース
会話で追加このチャット中に「データベースを追加」で足した、この会話限りのデータベース

さらに、ファイル単位で次の調整ができます。

  • 参照のオン/オフ: そのファイルを一時的に検索対象から外せます。
  • 精読: 重要なファイルを、毎回かならず全文読み込ませる設定です。社内規程など「必ず考慮してほしい」資料に向いています。

詳しくはAIチャット拡張機能 - データベース（ソースパネル）を参照してください。

やりたいことから機能を選ぶ​

やりたいこと使う機能
とりあえずAIに相談したいAIチャット
この資料についてだけ、その場で聞きたいAIチャットのファイル添付
特定業務用にカスタマイズしたAIを用意したいAIエージェント
社内資料をAIに繰り返し参照させたいデータベース
関連するチャットをまとめて整理したいワークスペース
見積書・請求書・スライドなどを作りたいドキュメントテンプレート
誰が何をできるか知りたい権限とロール

よくある質問​

Q: AIチャットとAIエージェントは何が違うのですか？​

A: AIチャットは特別な準備なしに使える汎用の対話です。AIエージェントは、役割・口調・参照する資料（データベース）をあらかじめ設定した専門のAIで、目的に沿った回答が得やすくなります。

Q: ファイルを「添付」するのと「データベースに入れる」のはどう違いますか？​

A: 添付はその会話の中だけで使う一時的な渡し方で、新しいチャットを始めると消えます。データベースは蓄積されて残り、何度でも検索・参照されます。繰り返し使う資料はデータベースに入れておくのがおすすめです。詳しくはこの使い分けを参照してください。

Q: データベースを組織のみんなに使わせたいです。どうすればよいですか？​

A: データベース単体に公開設定はありません。そのデータベースを接続したAIエージェントを「組織に共有」してください。共有されたメンバーは、そのエージェント経由でデータベースを参照できます。

Q: エージェントの専用データベースは消せますか？​

A: 専用データベースそのものの接続は解除できません。不要なファイルは、データベースの中から個別に削除してください。

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